Kundecase fra seminaret 8. maj 2026. Jelling Musikfestival fortalte sammen med SOAK om deres rejse fra første festival i 1989 til AI-agent i 2026.

Når Jelling Musikfestival går fra 20 ansatte til 7.500 frivillige på fire dage, bliver mailbesvarelse hurtigt en disciplin i sig selv. I 2025 blev der sendt 4.181 mails fra én enkelt indbakke, hvilket svarer til knap 46 arbejdsdage. Sammen med SOAK har festivalen i starten af 2026 sat en AI-agent ind på opgaven. Det er en lærerig proces, der kræver tid og tålmodighed nu, men som på sigt skal frigøre plads til det, der betyder mest: nærværet med de frivillige.

Vi har bedt Jelling Musikfestival fortælle deres egen historie. Se videoen ovenfor, eller læs uddraget af deres oplæg her.

Fra fodboldlodder i 1989 til Danmarks 2.-største nonprofit

I 1989 besluttede en håndfuld unge drenge fra JFS Fodbold, at de gerne ville tjene penge til deres klub. I stedet for at sælge lodsedler og småkager valgte de at afholde en festival. Den 27. maj samme år blev den første Jelling Musikfestival til virkelighed med 16 frivillige, 1.000 gæster og 16 musikere på plakaten. Det varede én dag.

I dag, 37 år senere, sætter festivalen 40.000 armbånd på håndled, fylder mere end 46 hektar, har over 10.000 gæster til overnatning og bæres af cirka 7.500 frivillige. Og én ting er stadig den samme: Jelling Musikfestival er 100 % nonprofit. Faktisk Danmarks næststørste forening af sin slags.

Når 20 ansatte bliver til 7.500 om sommeren

Bag kulisserne er Jelling Musikfestival også selv vokset. Første kontor-ansættelse kom i 2004. I 2017 var de 6 ansatte. I 2026 er de 20. Men når festivalen lukker op om sommeren, vokser organisationen til omkring 7.500 mennesker på fire dage.

De 7.500 frivillige skal året rundt:

• have nyheder tilsendt
• have svar på spørgsmål om næste års vagtplan
• inviteres til arrangementer
• have lavet vagtplaner
• have bestilt arbejdstøj
• og meget, meget andet …

Det er den daglige mængde mails, der fik Jelling Musikfestival til at se på, hvad en AI-agent kunne hjælpe med.

4.181 mails. 46 arbejdsdage. Én indbakke.

I 2025 blev der sendt 4.181 mails fra én enkelt frivillig-indbakke. Med en gennemsnitlig svartid på fem minutter pr. mail svarer det til mere end 46 arbejdsdage. Bare til at besvare mails i den indbakke.

SOAK har gennem flere år hjulpet Jelling Musikfestival med at arbejde med deres data på tværs af salgsdata, firmaloungen, kontoret og frivilligland. I starten af 2026 byggede vi sammen en AI-agent på mailbesvarelse. Det tager tid at promte og oplære en agent, så den svarer i festivalens egen tone, og reelt bruger Jelling lige nu mere tid på området, end de gjorde før. Men investeringen peger den rigtige vej:

Drømmen er at frigøre 14 ud af de 46 arbejdsdage, vi i dag bruger på mails, så vi kan forblive nærværende overfor vores frivillige.

— Jelling Musikfestival

Agenten præ-definerer mailindhold, mindsker det tunge skrivearbejde og personliggør svarene, så hver besvarelse stadig lyder som Jelling Musikfestival.

Forarbejdet er gjort af AI. Det er stadig Jelling Musikfestival, der læser hver mail igennem og trykker send.

Det har vi lært: AI kan mere end vi troede, men kræver også mere

Jelling Musikfestival har lært, at AI kan mere end de regnede med. Men også at det kræver mere. Det tager tid, det koster energi, og der er en reel læringskurve. Og så skal man lære at arbejde på en ny måde og være nærværende, selvom det er en robot, der hjælper.

Det kræver helt konkret:

• Forståelse for prompten: hvordan man skaber den gode instruktion til AI-agenten.
• En partner som SOAK, der kan bidrage med viden og faglighed, så håndteringen bliver korrekt.
• Fokuseret fodring med data: Jelling Musikfestival gennemlæser alle AI-genererede mails og retter løbende, så svarene er valide og skrevet i festivalens egen tone.

Festivalen om 10 år er ikke skabt af AI

Om 10 år vil kernen i Jelling Musikfestival stadig være skabt af rigtige menneskers passion, holdånd og hjerteblod. Men måske får de hjælp af AI-agenter til at træffe de rigtige beslutninger hurtigere og bistå med de tidskrævende opgaver. Det er den vej, festivalen er gået i gang med — i samarbejde med SOAK.

Bygget i Microsoft Copilot Studio: næste skridt er at lade AI tale med systemerne

Vi har bygget agenten til Jelling Musikfestival i Microsoft Copilot Studio, som er Microsofts platform til at skabe og styre AI-agenter. Det betyder, at vi hurtigt kunne komme fra idé til en agent, der svarer på mails, og at løsningen kan vokse med festivalen. Vi kan justere agentens viden, tone og afgrænsninger løbende uden at bygge om fra bunden, og data bliver inden for Microsoft 365-miljøet, så festivalen beholder kontrollen over sit eget.

Mailbesvarelse er det første skridt. Det, vi kigger på længere ude, er at lade AI tale med Jelling Musikfestivals egne systemer såsom vagtplaner, frivilligdata og økonomi, så opgaverne kan løses automatisk. Når en frivillig spørger om sin vagt, kan agenten slå det op direkte i systemet og svare med det samme. Når en faktura-mail kommer ind, kan den ryge direkte til økonomi uden manuel sortering. På den måde bliver agenten mere end et skriveværktøj. Den løser også selve opgaven.

Vi synes, det er fedt, at Jelling Musikfestival har haft modet til at gå i gang med AI, mens udviklingen går så stærkt, at både landskabet og mulighederne ændrer sig fra dag til dag. AI virker ikke fra dag et. Det skal sættes op og tilrettes løbende, før det giver reel værdi i hverdagen. Den tid, vi bruger på oplæring nu, henter vi ind, når agenten kører stabilt.